Sc Vantaa tietosuoja- ja rekisteriseloste

Sport Club Vantaa ry 
Tavitie 1 
01450 Vantaa 
2221700-8 
Yhteystiedot: toimisto@scvantaa.fi  

• SC Vantaan nykyiset jäsenet   
• Alaikäisen jäsenen huoltaja 
• Entiset jäsenet 
• Vapaaehtoistoimijat ja luottamushenkilöt 
• Koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneet 

Lakisääteiset velvoitteet

• Jäsenrekisterin ylläpito

• Luottamushenkilöiden rekisteröinti

​

Oikeutettu etu

• Uudet jäsenet ja verkkosivuston käyttäjät

  • ​mm. verkkosivuston kautta lähetetyt tiedot

• Oikeutettujen etujen toteuttaminen

• Jäsenviestintä

• Markkinointiviestintä

• Tilastointi

​

Suostumus

• Suostumusta vaativien tietojen käsittely

  • ​valokuvaus

• Arkaluonteisten tietojen käsittely

  • terveyttä koskevat tiedot

​

Elintärkeä etu

• Elintärkeiden etujen suojaus

Henkilökohtaiset tiedot: 

• nimi

• postiosoite

• puhelinnumero

• syntymäaika

• ikä

• sukupuoli

• kansalaisuus (kansainvälisesti kilpailevat)

• passin tiedot (kansainvälisesti kilpailevat)

• sähköpostiosoite

• kuvat ja niiden käyttäminen

• terveystiedot 

Muu tallennettava tieto: 

• kilpailuihin osallistuminen

• tapahtumiin osallistuminen

• leireille ja koulutuksiin osallistuminen

• mahdolliset luvat

• koulutushistoria

• testitulokset (kilpailevat)

• vaatekoko (kilpailevat)

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se sopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Henkilötietojen säilytysaika  

Jäsentiedot:

• Niin kauan kuin henkilö on jäsen tai lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
   

Sopimukseen perustuvat:

• Sopimuksen voimassaoloajan sekä sen päättymisestä 10 vuoden ajan.
   

Suostumus:

• Suostumukseen peruuttamiseen saakka ja kuitenkin enintään kolme vuotta.

Rekisteröidyn henkilön oikeudet

Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.  

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia oikaisemaan häntä itseään koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot sekä oikeus saada puutteelliset tiedot täydennettyä.

  
Poisto-oikeus: Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli tiedon käsittelyyn ei ole muuta laillista perustetta.  Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Sinulla on oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä mikäli tiedot eivät pidä paikkaansa, niiden käsittely on lainvastaista tai tiedolle ei ole tarvetta.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Kielto-oikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa kieltää markkinointimateriaalin lähettäminen.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen). 

Sinua koskeva tieto kerätään: 
• rekisteröidyltä itseltään 
• valmentajalta tai ohjaajalta 
• kouluttajalta tai leiriohjaajalta 
• valokuvaajilta 

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten, kilpailuiden tai muiden samankaltaisten tilaisuuksien järjestäjille. 

Henkilötietoja säilytetään SC Vantaan omissa rekistereissä. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa ulkopuolisen yhteistyökumppanin ylläpitämään mm. jäsen-, tapahtumien tai lisenssien hallintajärjestelmään.  

Henkilötietoja voidaan siirtää muille osapuolille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa.  

Palkkahallinnossa tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisen palkkahallinto- ja kirjanpitotoimiston käyttöön. 

Henkilötietoja voidaan joidenkin IT – järjestelmien ja ohjelmien myötä siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolisiin kilpailuihin osallistuvien henkilöiden osalta. Näissä tapauksissa SC Vantaa vastaa henkilötietojen siirtämisestä ja niiden oikeanmukaisesta käsittelystä.

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja turvallisesti. Turvallisuuden varmistamiseksi SC Vantaa noudattaa seuraavia suojatoimia: 

• Järjestelmiin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. 
• Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt ryhmät, jotka muodostuvat työntekijöistä sekä vapaaehtoistoimijoista.  
• Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. 
• Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. 
• Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. 

Tätä Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa, esimerkiksi lainsäädännön tai toimialan käytänteiden muuttuessa.